Gestión de Archivos
La gestión de archivos es una de las funcionalidades centrales de Traiker Platform. Esta guía te enseñará cómo aprovechar al máximo el sistema de documentos.
Carga de Archivos
Métodos de Carga
1. Carga Individual
- Haz clic en "Subir Archivo"
- Selecciona el archivo desde tu dispositivo
- Completa los metadatos requeridos
- Confirma la carga
2. Carga Masiva
- Selecciona múltiples archivos (Ctrl+Click o Cmd+Click)
- Arrastra y suelta archivos en la zona designada
- Configura metadatos por lotes
- Inicia la carga masiva
3. Carga por Carpetas
- Arrastra una carpeta completa
- Mantiene la estructura jerárquica
- Aplica reglas de clasificación automática
- Procesa contenido de forma recursiva
Formatos Soportados
Documentos
- Office: .docx, .xlsx, .pptx
- PDF: .pdf (con OCR automático)
- Texto: .txt, .md, .rtf
- Código: .js, .py, .java, .html, .css
Multimedia
- Imágenes: .jpg, .png, .gif, .svg, .webp
- Video: .mp4, .avi, .mov, .webm
- Audio: .mp3, .wav, .ogg
Especializados
- CAD: .dwg, .dxf
- Comprimidos: .zip, .rar, .7z
- Datos: .csv, .json, .xml
Organización y Estructura
Estructura de Carpetas
Jerarquía Recomendada
📁 Proyecto Principal
├── 📁 01_Documentación
│ ├── 📁 Contratos
│ ├── 📁 Propuestas
│ └── 📁 Manuales
├── 📁 02_Desarrollo
│ ├── 📁 Diseños
│ ├── 📁 Prototipos
│ └── 📁 Testing
├── 📁 03_Entregables
│ ├── 📁 Versión_Final
│ └── 📁 Revisiones
└── 📁 04_Archivo
├── 📁 2024
└── 📁 2023
Convenciones de Nomenclatura
Archivos
YYYY-MM-DD_TipoDoc_Descripcion_v01.extension
2024-10-13_Contrato_ServiciosWeb_v01.pdf
Carpetas
- Usar números para ordenar:
01_Inicio,02_Desarrollo - Evitar espacios: usar guiones bajos
_o guiones- - Ser descriptivos pero concisos
Metadatos y Etiquetado
Metadatos Básicos
- Título: Nombre descriptivo del documento
- Descripción: Resumen del contenido
- Autor: Creador del documento
- Fecha de creación: Timestamp automático
- Categoría: Clasificación por tipo
- Estado: Borrador, Revisión, Aprobado, Archivado
Etiquetas Personalizadas
- Por departamento: #ventas #marketing #desarrollo
- Por prioridad: #urgente #normal #bajo
- Por estado: #pendiente #completado #cancelado
- Por cliente: #cliente-alpha #proyecto-beta
Control de Versiones
Versionado Automático
Traiker mantiene automáticamente:
- Historial completo: Todas las versiones anteriores
- Comparación visual: Diferencias entre versiones
- Restauración: Capacidad de volver a versiones anteriores
- Metadatos de versión: Quién, cuándo y por qué cambió
Gestión Manual de Versiones
Nomenclatura de Versiones
- v1.0: Versión principal inicial
- v1.1: Revisión menor
- v2.0: Cambio mayor
- v1.1-draft: Borrador de revisión
Comentarios de Cambio
Cada nueva versión debe incluir:
- Resumen de cambios: Qué se modificó
- Motivo: Por qué se hizo el cambio
- Impacto: Qué áreas se ven afectadas
- Aprobaciones: Quién autorizó el cambio
Búsqueda y Filtrado
Búsqueda Básica
Por Texto
- Busca en nombres de archivo
- Contenido de documentos (OCR incluido)
- Metadatos y descripciones
- Comentarios y notas
Por Filtros
- Fecha: Rango de fechas específico
- Tipo de archivo: Por extensión o categoría
- Autor: Documentos de usuarios específicos
- Tamaño: Archivos dentro de rangos de tamaño
- Estado: Por workflow o estado de aprobación
Búsqueda Avanzada
Operadores de Búsqueda
"texto exacto" # Frase exacta
archivo AND documento # Ambos términos
PDF OR Word # Cualquiera de los términos
-borrador # Excluir término
author:juan # Por campo específico
created:2024-10-* # Comodines de fecha
Búsqueda por Metadatos
tag:urgente AND status:aprobado
category:contrato AND date:>2024-01-01
size:>10MB AND type:pdf
Colaboración
Compartir Archivos
Enlaces de Compartir
- Enlace público: Acceso sin autenticación
- Enlace protegido: Requiere contraseña
- Enlace temporal: Con fecha de expiración
- Enlace de solo lectura: Sin permisos de descarga
Permisos Granulares
- Ver: Solo visualización
- Descargar: Puede obtener copias
- Comentar: Agregar notas y comentarios
- Editar: Modificar contenido
- Administrar: Control total
Comentarios y Anotaciones
Tipos de Comentarios
- Comentarios generales: Sobre todo el documento
- Anotaciones: En ubicaciones específicas
- Sugerencias: Propuestas de cambio
- Resoluciones: Marcado de temas completados
Notificaciones
- Menciones: @usuario para notificaciones directas
- Threads: Conversaciones organizadas
- Resolución: Marcar comentarios como resueltos
- Seguimiento: Suscripción a actualizaciones
Automatización
Reglas de Clasificación
Auto-clasificación por:
- Nombre de archivo: Patrones en el nombre
- Contenido: Análisis de texto interno
- Origen: Fuente de la carga
- Metadatos: Información adjunta
Ejemplo de Reglas
SI nombre CONTIENE "contrato" ENTONCES
categoría = "Legal"
etiqueta = "#contrato"
workflow = "Revisión Legal"
Workflows Automatizados
Triggers Comunes
- Al cargar: Ejecutar acciones automáticamente
- Al cambiar estado: Notificar a responsables
- Por fecha: Recordatorios de vencimiento
- Por tamaño: Alertas de archivos grandes
Acciones Automáticas
- Notificaciones: Emails y alertas internas
- Movimiento: Cambiar de carpeta automáticamente
- Conversión: Transformar a otros formatos
- Backup: Copias de seguridad programadas
Seguridad y Acceso
Control de Acceso
Niveles de Seguridad
- Público: Accesible para todos los usuarios
- Departamental: Solo miembros del departamento
- Proyecto: Solo participantes del proyecto
- Confidencial: Acceso muy restringido
Auditoría de Acceso
- Log de accesos: Quién accedió y cuándo
- Historial de descargas: Registro completo
- Intentos fallidos: Alertas de seguridad
- Cambios de permisos: Tracking de modificaciones
Respaldo y Recuperación
Copias de Seguridad
- Automáticas: Backup incremental diario
- Manuales: Snapshots bajo demanda
- Geográficas: Replicación en múltiples ubicaciones
- Versionadas: Mantiene histórico de backups
Recuperación
- Por archivo: Restauración individual
- Por carpeta: Recuperación de estructuras completas
- Point-in-time: Restaurar a momento específico
- Recuperación de emergencia: Procedimientos de desastre
Mejores Prácticas
Organización
- Estructura consistente: Mantén la misma jerarquía
- Nomenclatura clara: Nombres descriptivos y fechados
- Metadatos completos: Información rica para búsquedas
- Limpieza regular: Archiva o elimina contenido obsoleto
Colaboración
- Permisos mínimos: Solo los necesarios
- Comunicación clara: Comentarios descriptivos
- Versionado disciplinado: Cambios documentados
- Revisiones regulares: Validación de contenido
Seguridad
- Clasificación apropiada: Niveles de acceso correctos
- Auditorías periódicas: Revisión de permisos
- Capacitación continua: Educación en buenas prácticas
- Monitoreo activo: Vigilancia de actividades inusuales
Próximos Pasos
Ahora que dominas la gestión de archivos, puedes avanzar a: